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阑珊居

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审计那点事儿之四-如何合理的设置电脑账  

2010-04-06 16:40:05|  分类: 内部审计经验交流 |  标签: |举报 |字号 订阅

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审计那点事儿之四-如何合理的设置电脑账审计那点事儿之四,如何合理的设置电脑账。

打铁趁热,近来这几个系列贴子,已经引来不少网友参与讨论,积极回复。

之三谈到了目前会计核算的几种模式,这次我们来讨论如何合理的设置电脑账。

电脑账的设置,大体经历这么一些过程:

第一阶段,刚从手工账转成电脑账的,多数人基本上是按原来手工账的模式来设置电脑账,基本都是按原来的科目设置,这种方法实用,简单;只是电脑账的项目核算,统计功能未发挥作用。

第二阶段,公司的业务增多,有时管理层要求提供一些数据,这时电脑账的统计功能开始发挥了,项目核算也用上了,自定义报表也很好用,开始顺手啦。

我们几年前做过这样的业务,帮企业设置自定义报表。

我见过的一个例子,公司业务较多,设置的明细科目级别很多,核算项目设置好几个,有时一个科目下带好几个核算项目,一般来讲,管理层要的数据多数能从账务里找到,方便。

可问题也来了,会计在录入凭证时效率很低,一张凭证敲的时间长了,容易出错,最要命的在损益类科目下设供应商往来核算张结转,月底结转损益后,看账时不小心点到这张凭证时,电脑就死机了。

还有一个有意思的事,电算化主管每月很忙,晚上加班,做什么呢?原来就是忙打印这张记账凭证,要打几天几夜,装订起来就有五六本凭证。我奇怪为什么不汇总打印凭证?

这仅是一个比较极端的例子,但核算项目用多了,占用电脑很多空间,造成电脑运行很慢,还有就是录入凭证时又慢还容易出错。

另外的问题是管理层要的统计数据可是经常变化的呀,你在账里能把他们想要的都先设置好,管理层要的数据变了,你的账又要跟着变,很麻烦的呀。

第三阶段,简化账套。

很有意思,以前接的项目多数是如何直接从账套里取数,提供管理层需要的报表,但近来一两年接的业务,倒时如何提高核算效率,如何简化的问题了。按上述第二阶段进行账务处理,已经面临很大的困惑,做不下去啦。

我们的思路大体是这样的,账务核算功能,与统计功能,业务数据分开;尽量不在账务核算里加入太多的统计功能、业务数据。重拾以前手工核算时的一些好习惯:汇总原始凭证。账务核算仅算钱。

说到这里,可能要问,那统计功能,业务数据去哪找呀?

以前不是有台账这么一种方法吗?业务数据其实应该让业务部门去记流水账呀,如应收款就由业务部门先记流水,应付款由采购部门等等,一些有条件的公司,有一些进销存软件呀。

根据我的体会,合理设置电脑账至少要注意以下几点

1、科目设置原则:

科目设置应该详略得当,合理的科目应该是3-4级再加上1个或2个核算项目,太粗发挥不了电算化的优势,太细则做凭证时非常繁琐,没必要。

2、科目设置不宜过细,不宜过于相信财务软件

科目设置过细这一毛病,一般是电算化用得比较好,比较有小聪明的会计做,比较相信财务软件,加上软件公司的人员当然是把财务软件的功能吹得很强大,事实上财务软件的功能也是比较强大,所以在账套设置,科目设置时就想当然,期望一录完凭证,其他什么事情都想让财务软件来做,什么数据都想在财务软件中能够查到,基本上否定了手工账时的汇总数据之类的做法。

3、核算项目的设置原则

哪些项目不用明细而用核算项目?一般是这样考虑的:如果在某个明细在总账科目或明细中相同或者重复,为了取数方便,应该设成核算项目。

例:管理费用明细里有工资、福利费;营业费用明细同样有工资、福利费,为了方便的统计工资、福利费,可将工资、福利费这一级别设置成核算项目。

例:为了核算各部门所发生的费用,也可将部门设置成核算项目。

4、根据企业的业务特点,事先规划好各科目需核算的内容;

比如:应收账款和预收账款是分开设置还是只在一个科目核算?其他应收款、其他应付款分别核算哪些内容?

......

在内审,审计,税审,尽职调查等情况下,如果客户是用电脑账,我们如何来有效的利用电脑账?我们下回再谈。

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