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阑珊居

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审计那点事儿之五,更有效的利用电脑账  

2010-04-06 16:39:02|  分类: 内部审计经验交流 |  标签: |举报 |字号 订阅

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审计那点事儿之五,更有效的利用电脑账审计那点事儿之五,更有效的利用电脑账

在税审,审计,内审,尽责调查等等情形下,如果客户是用电脑账,这时你再用手工去抄就OUT了,但如果数据仍是敲进电脑的话,效率仍然不高。

我见过一款审计软件,其设计思路是直接把客户的账套文件复制过来,直接在审计软件里打开其账套文件,我觉得这种思路是非常好的。

但如果未采用审计软件之类的,用较初级的excel呢,又如何利用呢?

在CPA之声,知名网友“南极虎”有过总结, 典型项目的审计外勤过程(二)

地址 http://bbs.esnai.com/viewthread.php?tid=4518048

“初级1 :

(1)    协调IT(网络、电话、传真)和办公接洽(打印、复印)等事宜;

(2)    从金蝶软件里导出客户的全部明细帐,导出最末级科目明细表,并进行编辑整理后,发给审计小组每个成员。”

当时我就跟贴,为什么是导明细账?而不是导凭证呢?

我们知道,不管是报表,还是总账明细账,所有的数据都是来源于凭证,所以把凭证导出,成为excel文件(绝大多数的财务软件都具有这功能,也见过个别实在是太老的软件没有这功能),再通过一些不算复杂的excel功能,比如:填充空白单元格(比如摘要、日期、凭证号等),筛选及筛选求和,分列,合并计算,数据透视表,简单函数等处理后,就很方便的找到科目明细账,就可以满足我们取数,填写工作底稿用了。

这样做很容易正确的找出对方科目(有些财务软件明细账可提供对方科目,但是对于一借多贷,一贷多借,多借多贷,等情形下,其对方科目就不正确了。),当然,科目余额表及固定资产折旧清单这些资料也要有呀,否则没有期初期末数呢,凭证仅有当期借贷方发生额,一些初级审计人员往往喜欢找科目余额表抄数,要知道,科目余额表的借贷方累计发生额往往是靠不住的。

分析计算数据时,直接用凭证的好处就更多了。

对于不是从事审计类工作,而是从事会计工作的人来说,有时也同样会有这样的需要,如自定义报表不能满足需求时,还不如导出excel加工;还有就是有时要从信息系统导出一些数据进行加工时,也用得到。

今年初在做一个房地产项目的内审工作时,由于是近四年的账,我们直接把四年的全部凭证导到一个excel文件里再进行简单加工,很顺手。

我在想,如果做土地增值税项目清算,这种方法同样用得上。

具体操作由于使用目的不一,财务软件也不一样,所以没法一一说清,只能是泛泛谈这么多。

但我了解到的是,个别事务所并不怎么会用excel,连打印审计报告,报表,附注等,全部都是用word进行处理,原因是觉得word打印字体好看点,效率实在是太低了,我看主要还是不学习,没有与时俱进,没见过用excel的好处。

当然,在word里插入excel也是可以的,但是用起来还是不如直接用excel来得顺手,未用好excel的人更加不会这些功能。

例外的是,这么多年来仅见过一个客户,不愿意提供电子版凭证,理由是香港方不同意,还有就是“我也在事务所做过,也见过不提供电子版凭证的,你们要电子版凭证又有什么用途呢?”,我想大概他以前的事务所不会用,所以觉得我们也没用。至于“我也在事务所做过”,这句话要表达什么意思呢,我一直在思索,至今仍不明白,有时间再与大家一起讨论。

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